De telefoon gaat om half negen en iemand meldt zich ziek. Wat je dan zegt, is voor de meeste leidinggevenden een kwestie van gewoonte: hoe gaat het, wat heb je, wanneer denk je er weer te zijn. Twee van die drie vragen zijn precies de vragen die je niet hoort te stellen. Niet omdat het onaardig zou zijn, maar omdat gezondheidsgegevens tot de zwaarst beschermde persoonsgegevens horen en een werkgever daar geen toegang toe heeft. Het gekke is dat bijna niemand daar boos over wordt terwijl het toch overal misgaat, en dat komt doordat de meeste werkgevers het uit oprechte betrokkenheid vragen. De medewerker antwoordt uit gewoonte, en zo staat er even later een diagnose in een verzuimsysteem waar hij niet thuishoort.
De scheidslijn in één overzicht
| Dit mag je vragen en vastleggen | Dit mag je niet vragen of vastleggen |
|---|---|
| Sinds wanneer iemand ziek is | Wat iemand mankeert, de diagnose of de klachten |
| Hoe lang het verzuim naar verwachting duurt | Welke behandeling of medicatie er speelt |
| Op welk adres en telefoonnummer iemand bereikbaar is | Bij welke arts of instelling iemand onder behandeling is |
| Welk werk blijft liggen en wat moet worden overgedragen | Of iemand echt wel zo ziek is als hij zegt |
| Of het verzuim met het werk of met een ongeval te maken heeft | De details van een privesituatie die tot uitval leidt |
| Of iemand denkt aangepast werk te kunnen doen, en zo ja wat | Wat een collega heeft gehoord over de reden van uitval |
| Of lopende afspraken moeten worden verzet | Informatie die de medewerker uit zichzelf deelt, in het dossier zetten |
Die laatste regel in de rechterkolom verrast mensen het meest. Als een medewerker uit zichzelf vertelt dat hij een hernia heeft, mag je dat niet noteren. Je mag ernaar luisteren, je mag er menselijk op reageren, en daarna houd je het uit het systeem. De reden is simpel: zodra het is vastgelegd, is het een verwerking van gezondheidsgegevens, en daar heeft een werkgever geen grondslag voor, ook niet met toestemming, omdat toestemming in een gezagsverhouding nooit helemaal vrij is.
Wie dan wel over de medische kant gaat
De bedrijfsarts. Dat is de enige die de medische situatie mag beoordelen, en die stuurt jou daarna geen diagnose maar een oordeel over wat iemand nog wel kan: welke belasting hij aankan, hoeveel uur, met welke aanpassingen, en voor hoe lang. Dat is precies wat je nodig hebt om het werk te regelen, en meer heb je ook niet nodig. Wie zelf gaat inschatten of iemand kan werken, treedt niet alleen buiten zijn rol maar loopt ook een reëel risico, want als er later discussie ontstaat over de re-integratie is een eigen inschatting niets waard tegenover een oordeel van de bedrijfsarts.
Rondom die verdeling van rollen loopt een vast tijdpad met verplichtingen voor beide partijen, met een probleemanalyse van de bedrijfsarts en een plan van aanpak dat je samen met de medewerker maakt. Welke stappen wanneer aan de beurt zijn en wat er van je wordt verwacht, staat uitgelegd in het overzicht van de regels rond ziekteverzuim en re-integratie. De actuele stand van zaken en de voorlichting van de overheid daarover vind je op het Arboportaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Twijfel je over een concreet geval, bijvoorbeeld omdat er een conflict onder het verzuim ligt of omdat iemand zich herhaaldelijk kort ziek meldt, leg het dan voor aan je arbodienst of aan een arbeidsrechtjurist voordat je iets vastlegt of een maatregel neemt.
Zo voer je dat gesprek wel
Het gesprek dat overblijft als je de medische vragen weglaat, is korter dan je denkt en beter dan je verwacht. Ik open zelf bij voorkeur met een open zin die geen antwoord afdwingt: fijn dat je belt, ik hoor het al, en ik hoop dat het snel beter gaat. Daarna komt de praktische kant. Wat staat er vandaag op de agenda, wie neemt dat over, ben je vandaag bereikbaar of liever niet, en wanneer bel ik je weer. Die laatste vraag is de belangrijkste, want daarmee spreek je meteen af dat contact normaal is en geen controle.
Vertelt iemand uit zichzelf wat er speelt, dan ga je daar niet op door met vervolgvragen. Dat voelt onnatuurlijk, want doorvragen is wat je normaal doet als iemand iets persoonlijks deelt. Hier is stil zijn de professionelere reactie. Wat je wel kunt vragen, is of er iets in het werk is dat meespeelt en of er iets is wat helpt om terug te komen, en dat is meteen het bruggetje naar de enige vraag die er op de lange termijn toe doet: wat kun je nog wel.
Waar het in de praktijk vaak alsnog misgaat, is bij de tweede en derde week. Dan groeit de ongerustheid, en dan komt de neiging om via een collega te horen hoe het zit, of om in een appje toch even te vragen wat de arts heeft gezegd. Beide zijn een slecht idee, en het tweede is bovendien schriftelijk bewijs van een vraag die je niet had moeten stellen. Bel liever gewoon zelf, met dezelfde praktische vragen als de eerste dag. Hoe je zulke gesprekken opbouwt zonder dat ze verhoorachtig worden, staat verder uitgewerkt in de gids voor gevoelige gesprekken op de werkvloer.
Waarom deze grens je uiteindelijk helpt
Mijn ervaring is dat werkgevers die deze scheidslijn strak houden, minder gedoe hebben en niet meer. Zolang jij de medische kant bij de bedrijfsarts laat, blijf jij degene met wie de medewerker over het werk praat. Dat is een prettiger rol, en het is ook de rol waarin je iets kunt betekenen: taken herschikken, een tijdelijke aanpassing regelen, de druk van een deadline halen. Zodra je over de klachten begint, word je iemand die beoordeelt, en dan gaat het gesprek over de vraag of iemand ziek genoeg is in plaats van over de vraag hoe hij terugkomt.
Dat is ook precies waarom de aanpak van verzuim de laatste jaren opschuift van controle naar werk en werkomstandigheden, een beweging die terugkomt in de integrale aanpak waarmee werkgevers verzuim verlagen. Wat iemand mankeert, is niet jouw informatie. Wat iemand nodig heeft om weer aan het werk te kunnen, is dat wel, en daar valt genoeg over te vragen om een gesprek van tien minuten mee te vullen.