Op 1 juli vervalt bij veel werkgevers een stapel vakantiedagen zonder dat iemand het doorheeft. Pas als een medewerker in september zijn saldo bekijkt en ziet dat er dagen weg zijn, ontstaat het gesprek. En dan blijkt regelmatig dat die dagen helemaal niet vervallen zijn, omdat de werkgever een verplichting is vergeten.
Twee soorten vakantiedagen, twee termijnen
De wet maakt onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen, en dat onderscheid bepaalt alles.
Wettelijke vakantiedagen zijn vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Bij een fulltime week van 40 uur zijn dat 160 uur, oftewel 20 dagen. Deze dagen vervallen zes maanden na afloop van het jaar waarin ze zijn opgebouwd. Dagen uit 2026 vervallen dus op 1 juli 2027.
Bovenwettelijke vakantiedagen zijn alles wat je daarbovenop geeft, bijvoorbeeld de vijfde week uit de cao of extra dagen uit een arbeidsvoorwaardenregeling. Die verjaren pas na vijf jaar. Een bovenwettelijke dag uit 2026 blijft dus staan tot eind 2031.
Bij het opnemen geldt dat de dagen die het eerst vervallen ook het eerst worden afgeboekt, tenzij je schriftelijk iets anders hebt afgesproken. In de praktijk hebben veel salarissystemen dat standaard goed staan, maar niet allemaal. Dat is het eerste wat je controleert.
De verplichting die de meeste werkgevers missen
Hier zit de kern van het probleem. Vakantiedagen vervallen niet automatisch. Uit rechtspraak volgt dat een werkgever de medewerker actief moet informeren over zijn openstaande saldo, over de vervaldatum, en over het gevolg als hij de dagen niet opneemt. Bovendien moet de werkgever de medewerker daadwerkelijk in staat stellen die dagen op te nemen.
Doe je dat niet, dan blijven de wettelijke dagen gewoon staan. Ze vervallen dan niet op 1 juli, en ze schuiven mee. Bij een medewerker die na drie jaar uit dienst gaat, kan dat een uitbetaling van tientallen dagen betekenen die je niet had begroot.
Mijn overtuiging is dat werkgevers deze regel te licht opvatten omdat hij ongemakkelijk is. Je verplicht mensen tot rust die zelf zeggen geen tijd te hebben, en dat voelt betuttelend. Maar het alternatief is een oplopende schuld op je balans en een team dat structureel niet uitrust. Verlof dat niet wordt opgenomen is geen besparing, het is uitgesteld verzuim. Dat verband komt ook terug in de integrale aanpak van verzuim: herstel dat niet wordt gepland, komt later en duurt langer.
Zieke medewerkers bouwen gewoon op
Een hardnekkig misverstand: een medewerker die langdurig ziek is, bouwt volledig vakantiedagen op, net als iemand die werkt. Dat geldt voor de hele ziekteperiode, ook voor het tweede ziektejaar.
De vervaltermijn van zes maanden geldt bij zieke medewerkers alleen als zij redelijkerwijs in staat waren vakantie op te nemen. Was iemand daar medisch niet toe in staat, dan vervallen de dagen niet. Bij een re-integratietraject waarin iemand deels werkt, is dat vaak wel het geval, en dan mag je van hem verwachten dat hij verlof plant.
Wil een zieke medewerker echt op vakantie, dan geldt dat als vakantie en boek je de dagen af. Overleg wel met de bedrijfsarts of het herstel dat toelaat.
Wat je concreet regelt
- Splits de saldi in je systeem. Controleer of wettelijke en bovenwettelijke dagen apart zichtbaar zijn, met per soort de vervaldatum. Kan je systeem dat niet, dan is dat een reden om het aan te passen, niet om het te laten.
- Stuur in januari een saldo-overzicht. Per medewerker: wat staat er open, welk deel vervalt op 1 juli, en wat er gebeurt als het niet wordt opgenomen. Zet het op schrift, per mail of in het personeelssysteem.
- Herhaal in april. Een tweede bericht, met de nadruk op wie nog meer dan tien dagen open heeft staan. Dit is het moment waarop een medewerker nog een week kan plannen.
- Voer een gesprek bij grote saldi. Staat iemand op meer dan vijftien openstaande dagen, dan is dat geen administratief signaal maar een werkdruksignaal. Plan het gesprek met de leidinggevende, niet met de salarisadministratie.
- Leg vast dat je hebt geïnformeerd. Bewaar de verzonden overzichten. Bij een conflict of bij uitdiensttreding ligt de bewijslast bij jou, en zonder dossier verlies je die discussie.
- Neem een verlofbepaling op in het personeelshandboek. Daarin: welke dagen eerst worden afgeboekt, hoe aanvragen verlopen, en binnen welke termijn je reageert.
Wat je nodig hebt om dit in te richten
- Een salaris- of HR-systeem dat verlofsoorten scheidt. Nmbrs, AFAS, Loket.nl, Employes en Visma hebben dat standaard, maar de instelling staat niet altijd goed.
- Een standaard mailtekst voor het saldo-overzicht, twee keer per jaar te versturen.
- Een actueel personeelshandboek. Modelteksten zijn te vinden bij MKB Nederland, AWVN en bij de meeste brancheverenigingen.
- De cao die op jouw organisatie van toepassing is, want die kan afwijkende termijnen bevatten voor bovenwettelijke dagen.
- Een jaaragenda met twee vaste momenten: januari en april.
Waar het in de praktijk misgaat
De meest voorkomende fout is verlof stilzwijgend laten oplopen bij sleutelfiguren. Juist de mensen die je het hardst nodig hebt, nemen het minst op, en juist bij hen loopt de post het hoogst op. Dat is geen loyaliteit maar een organisatierisico.
De tweede fout is een collectieve sluiting aanwijzen zonder instemming. Je mag alleen verplicht verlof opleggen als dat in de cao of de arbeidsovereenkomst staat, en anders heb je instemming van de ondernemingsraad nodig. Doe je het zonder grondslag, dan is die dag niet rechtsgeldig afgeboekt.
De derde is uitbetalen. Wettelijke vakantiedagen mag je tijdens het dienstverband niet afkopen, alleen bovenwettelijke. Bij uitdiensttreding worden beide soorten uitbetaald. Een medewerker die vraagt of hij zijn dagen kan laten uitkeren, krijgt dus voor het wettelijke deel nee te horen.
Op de pagina van de Rijksoverheid over vakantiedagen en vakantiegeld staan de wettelijke termijnen bij elkaar, handig om naar te verwijzen in je eigen bericht aan medewerkers.
Wat het je oplevert
Een schoon verlofsaldo is een van de weinige HR-onderwerpen waarbij het administratieve belang en het menselijke belang exact samenvallen. Je verkleint een financiële verplichting, je voorkomt een discussie bij uitdiensttreding, en je zorgt dat mensen daadwerkelijk uitrusten. In een arbeidsmarkt waarin medewerkers behouden lastiger is dan ze binnenhalen, telt dat laatste zwaarder dan de meeste regelingen die er wel geld bij kosten.
Zet de twee mailmomenten in je jaaragenda en controleer deze week hoe je systeem de saldi splitst. Meer is er voor de basis niet nodig, en het scheelt volgend jaar een vervelend gesprek. Wie zijn arbeidsvoorwaarden toch tegen het licht houdt, kan dit meteen meenemen.