Er is werk dat blijft liggen en er is niemand die het doet. Dat is meestal het moment waarop de vraag op tafel komt hoe je iemand binnenhaalt, en in dat gesprek gaan drie dingen al snel door elkaar lopen. Iemand zelf in dienst nemen, iemand via een uitzendbureau laten komen of iemand op de loonlijst van een payrollbedrijf zetten zijn namelijk geen varianten van hetzelfde. Ze verschillen in wie de werkgever is, wie het risico draagt en hoe snel je iets kunt regelen. Wie die drie door elkaar haalt, kiest vaak de vorm die op dat moment het makkelijkst voelt en loopt er een jaar later tegenaan.
Ik merk in gesprekken met werkgevers dat de keuze zelden bewust wordt gemaakt. Er is haast, er belt een bureau, en zo rolt een organisatie ergens in. Daar zit wat mij betreft het echte probleem, meer dan in de vraag welke vorm nou het beste is. Er is namelijk geen beste vorm. Er is een vorm die past bij hoe lang je het werk verwacht te hebben, hoeveel je zelf wilt regelen en hoe belangrijk het is dat deze persoon over twee jaar nog bij je zit.
De drie vormen naast elkaar
| Zelf in dienst | Uitzendkracht | Payroll | |
|---|---|---|---|
| Wie is de juridische werkgever | Jij | Het uitzendbureau | Het payrollbedrijf |
| Wie zoekt de kandidaat | Jij, of een bureau dat je daarvoor inschakelt | Het uitzendbureau | Jij, je hebt de persoon meestal al gevonden |
| Wie doet de loonadministratie | Jij, of je administratiekantoor | Het bureau | Het payrollbedrijf |
| Wie draagt het risico bij ziekte | Jij, binnen de wettelijke kaders | Het bureau, afhankelijk van de fase en het contract | Het payrollbedrijf, afhankelijk van het contract |
| Hoe snel kun je starten | Traagst, je moet eerst werven en selecteren | Snelst, vaak binnen enkele dagen | Snel, mits de kandidaat er al is |
| Hoe makkelijk kun je weer stoppen | Het minst makkelijk, met opzegregels en afspraken | Het makkelijkst, afhankelijk van de fase | Daartussenin, volgens het contract met het bureau |
| Wat kost het per gewerkt uur | Het laagst per uur, maar met eigen tijd en risico erbij | Het hoogst, het bureau rekent een opslag | Tussen de andere twee in |
| Binding met je team | Sterkst, de medewerker hoort er echt bij | Zwakst, zeker bij kort verblijf | Middel, de persoon werkt alleen bij jou |
| Past bij | Werk dat er structureel is en dat je kern raakt | Pieken, vervanging bij ziekte, seizoenswerk | Iemand die je zelf vond maar niet zelf wilt administreren |
Let op de rij over de kosten, want daar wordt het gesprek meestal scheef. Een uurtarief van een uitzendbureau ziet er hoog uit naast het bruto uurloon dat je zelf zou betalen, en dat is een vergelijking die nergens op slaat. In dat tarief zitten werkgeverslasten, verzuimrisico, administratie en de tijd die het bureau in het zoeken heeft gestoken. Wil je die vormen eerlijk naast elkaar leggen, dan zet je er de volledige kosten van eigen personeel naast, inclusief de uren die jij of je collega kwijt is aan werving, contracten en loonstroken. Vraag je accountant of administratiekantoor om dat een keer voor jouw situatie door te rekenen, want die getallen verschillen per sector en per cao te veel om er hier iets zinnigs over te zeggen.
Wanneer welke vorm het beste past
Kies voor iemand zelf in dienst nemen als het werk er structureel is. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar de praktijk is dat organisaties jarenlang een tijdelijke oplossing rekken voor werk dat aantoonbaar niet weggaat. Is het werk er over twee jaar nog, dan is elke andere vorm duurder en levert hij minder op, want je betaalt een opslag voor flexibiliteit die je niet gebruikt. Bovendien bouw je met een eigen medewerker iets op dat je bij inhuur nooit krijgt: kennis van je klanten, je systemen en je manier van werken. Dat rendeert alleen als je die eerste periode goed inricht, en daar valt vaker winst te halen dan werkgevers denken. Wat een nieuwe collega in die eerste weken van je nodig heeft is grotendeels gratis en toch is het meestal precies wat blijft liggen.
Kies voor een uitzendkracht als de duur onzeker is of als het werk echt piekt. Vervanging bij langdurige ziekte, een seizoen dat vier maanden duurt, een project waarvan je niet weet of het doorgaat. Je betaalt in die situatie voor snelheid en voor het feit dat een ander het risico draagt, en dat is een reëel product waar een prijs bij hoort. Het bureau kent bovendien de markt in zijn segment, wat schaars personeel makkelijker vindbaar maakt. Wel is het verstandig om vooraf te vragen in welke fase de uitzendkracht zit en welke afspraken daarbij horen, want daar zit het verschil tussen iemand die je volgende week kunt laten gaan en iemand met opgebouwde rechten. Voor langere trajecten met specialistische kennis lopen werkgevers vaak tegen dezelfde afweging aan als bij het samenwerken met een detacheringsbureau, waar dezelfde ruil tussen snelheid en tarief speelt.
Kies voor payroll als je de persoon zelf al hebt gevonden, maar het werkgeverschap niet zelf wilt of kunt dragen. Dat is een reële situatie bij kleine organisaties zonder eigen personeelsadministratie, of bij een eerste medewerker waar je nog geen loonadministratie voor hebt opgetuigd. Wat je koopt is administratieve ontzorging, niet het zoekwerk. Wees je er wel van bewust dat de medewerker formeel bij een ander in dienst is terwijl hij alleen bij jou werkt, en dat dit voor die persoon niet altijd prettig voelt. Bespreek dat open bij de start, want een medewerker die zich half onderdeel van het team voelt, is precies het soort stille onvrede dat pas naar boven komt als hij al bijna weg is.
De vraag die vaker gesteld moet worden
Er is nog een vierde route die veel werkgevers eerst overwegen: de opdracht bij een zelfstandige neerleggen. Dat kan een uitstekende keuze zijn voor afgebakend werk waar je vakmanschap inkoopt dat je zelf niet hebt. Het gaat mis wanneer de zelfstandige in de praktijk gewoon meedraait als medewerker, met dezelfde taken, dezelfde werktijden en dezelfde aansturing als de rest van je team. Dan is er in feite sprake van een dienstverband en past een opdrachtovereenkomst niet bij de werkelijkheid. Dat is precies waar de handhaving op schijnzelfstandigheid over gaat, en het is geen kwestie van hoe je de papieren noemt maar van hoe het werk feitelijk is ingericht. Twijfel je of jouw situatie daar tegenaan schuurt, leg hem dan voor aan een arbeidsrechtjurist voordat je tekent. Dat kost een uur en het scheelt je later mogelijk een naheffing.
Waar het uiteindelijk om draait, is dat de vorm volgt uit het werk en niet andersom. Begin dus niet bij de vraag welk contract het handigst is, maar bij twee andere vragen. Is dit werk er over twee jaar nog, en wil ik dat deze persoon er dan nog is? Twee keer ja betekent zelf in dienst nemen, of in elk geval een route die daarnaartoe leidt. Twee keer nee betekent inhuur, en dan betaal je met een gerust hart de opslag. Is het antwoord verschillend, dan is dat het gesprek dat je moet voeren voordat je een bureau belt.
De wetgeving rond arbeidscontracten en flexibele arbeid beweegt de laatste jaren stevig, en wat vandaag klopt kan volgend jaar anders liggen. Houd de actuele regels aan zoals die beschreven staan bij de Rijksoverheid over arbeidsovereenkomst en cao, en leg je eigen situatie bij twijfel voor aan je jurist of je brancheorganisatie. Wat er in jouw sector geldt, hangt bovendien vaak af van de cao, en dat is nu juist het stuk waar algemene informatie ophoudt en advies over jouw specifieke geval begint.