De gemiddelde kennismedewerker heeft 87 actieve apps op zijn telefoon en gebruikt er drie. Op kantoor is het niet veel beter: tien open tabs, vijf chat-apps, drie projectmanagement-tools. Tijd voor een opruimactie. Wij delen welke vijf apps wij echt elke dag gebruiken — en welke categorieën je zonder schuldgevoel kunt verwijderen.
Productiviteit gaat niet over meer tools. Het gaat over minder ruis. Elke app die je installeert is een potentiële afleider: een badge, een notificatie, een micro-keuze. Hoe meer apps, hoe meer cognitieve belasting. Onze stelregel: een nieuwe app installeren mag, maar alleen als er een andere uit gaat.
Onze 5 essentials — zonder welke wij niet kunnen werken
Geen “top 10 must-have apps” want vier daarvan zou je toch niet gebruiken. Vijf is genoeg.
- Things 3 — onze takenlijst. Simpel, snel, geen synchronisatieproblemen. Wij hebben Todoist, Notion, Asana en TickTick geprobeerd. Things blijft hangen omdat het uit de weg blijft.
- Fantastical — agenda met natuurlijke-taalinvoer. “Lunch met Pieter dinsdag 12:30 bij Bar Centraal” wordt automatisch een afspraak met de juiste locatie. Bespaart per afspraak 30 seconden, en dat tikt aan.
- Drafts — alles wat tekst is begint hier. Een gedachte, een notitie, een mailconcept, een tweet. Pas later beslissen we waar het naartoe moet. Voorkomt dat je altijd in de “juiste” app moet zijn.
- 1Password — wachtwoorden, codes, paspoorten, creditcards op één plek. Niet sexy, wel onmisbaar. Een keer verloren toegang tot een account omdat je het wachtwoord niet meer weet, en je begrijpt waarom.
- Raycast — launcher voor de Mac. Vervangt Spotlight, Alfred, en een handvol kleine tools. Aanroepen met cmd+space, doen wat moet, weg.
De categorieën apps die de meeste mensen kunnen schrappen
Niet elke app, maar wel veel apps in deze categorieën zijn pure overhead voor de gemiddelde gebruiker:
Habit trackers en self-care apps. Als je niet zonder een app je gewoontes kunt volhouden, is het probleem niet de app. Pen en papier werken net zo goed.
“Tweede brein” apps zoals Roam en Logseq. Voor 95% van de mensen is dit overkill. Een simpele notities-app is genoeg.
Tijdregistratie-apps zonder zakelijke noodzaak. Tenzij je factureerbare uren bijhoudt: weggooien. Het levert niets op.
Sociale media-clients met “rust”-modus. De rustigste sociale media-modus is geen sociale media-app.
Meditatie- en focus-apps die je nooit opent. Vijf minuten stil zitten is gratis.
Waarom minder beter werkt dan meer
Elke productiviteitsapp belooft tijdswinst. Maar elke nieuwe app vraagt onderhoud: configuratie, leercurve, regelmatige updates, integratie met je andere tools. Onderzoek (en simpele logica) laat zien dat de marginal return van een extra app snel afneemt. De eerste twee apps in een categorie geven de meeste winst. App nummer vijf en zes geven vaak negatieve return.
Dit is geen anti-tech standpunt. Het is een pro-aandacht standpunt. Aandacht is het schaarse goed in 2026, niet tijd. Een app die je aandacht eist zonder een evenredige bijdrage te leveren, is een nettoverlies.
De beste productiviteitssetup is de setup die uit je hoofd verdwijnt.
Wat wij ervan vinden
Minder apps betekent meer focus. Dat klinkt cliché, maar in de praktijk merken we het direct. Toen we onlangs zes apps verwijderden — allemaal “ze kunnen nuttig zijn”-tools — werd de telefoon rustiger, de focus scherper en het werk efficiënter. We hebben niets gemist.
Onze vijf essentials zijn niet de mooiste, niet de meest hype, niet de meest besproken. Ze zijn de tools die uit de weg blijven en doen wat ze moeten doen. Dat is het hoogste compliment voor een productiviteitsapp.
Het advies is simpel: schrap eerst, voeg dan toe. Verwijder elke maand drie apps en kijk of je ze mist. De meeste niet. En als je ze wel mist, kun je ze altijd nog terughalen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel apps moet ik op mijn telefoon hebben?
Geen vast getal, maar wij hanteren: alles op het eerste scherm moet wekelijks gebruikt worden. Wordt het minder vaak gebruikt, dan gaat het naar een map of weg.
Wat is een goed alternatief voor Things 3 op Windows of Android?
Todoist of TickTick. Allebei platform-agnostisch en eenvoudig. Belangrijker dan de keuze is dat je er één kiest en bij blijft.
Is een launcher als Raycast echt het verschil waard?
Op de Mac: ja. Op Windows: PowerToys Run werkt verrassend goed en is gratis. De tijdwinst zit in het niet meer hoeven zoeken in menu’s en docks.
Tot slot
Het beste moment om een app te verwijderen is vandaag. Open je telefoon, ga je apps langs, en vraag bij elke: heb ik deze deze week gebruikt? Zo nee, weg ermee. Je herinstalleert wel als je hem nodig hebt. De ruimte die vrijkomt — visueel én mentaal — is meer waard dan welke nieuwe productiviteitsapp ook.